Kun Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin laboratorio- ja kuvantamispalvelut päätettiin siirtää vuoden 2020 alussa liikkeenluovutuksena HUS:lle, alkoi samalla myös mittava laboratoriotietojärjestelmien yhdistämishanke. Alueella otettiin kerralla käyttöön useiden erikoisalojen My+ osakokonaisuuksia, ja laaja käyttöönotto sujui kaikkien osapuolten mielestä hyvin.

Tammikuun 30. päivänä 2021 Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirissä (Eksote) elettiin jännittäviä hetkiä, kun alueen kaikkiin laboratorioihin asennettiin My+ laboratoriotietojärjestelmä. Järjestelmien yhdistäminen tapahtui koko päivän kestävän käyttökatkon aikana ja katkon jälkeen My+ otettiin tuotantokäyttöön kunkin laboratorion työaikojen mukaisesti.

Yhdenmukaiset järjestelmät koko HUS Diagnostiikkakeskuksen toiminta-alueella tuovat luonnollisesti synergiaetuja. Tämä näkyy myös järjestelmien ylläpidossa ja kehitysprojekteissa sekä voidaan huomioida henkilöstön resurssoinnissa, kertoo tietojärjestelmäpäällikkö Jarkko Penttilä HUS Diagnostiikkakeskuksen Digipalveluista.

Penttilän vastuulla oli laajan yhdistämishankkeen kokonaisprojekti ja hän kuvaa projektin ja käyttöönoton sujuneen erittäin hyvin. Projektin aikana kohdattuihin epäselviin tilanteisiin ja aikatauluhaasteisiin puututtiin heti ja asiat saatiin ratkottua tiiviillä seurannalla ja koordinoinnilla.

Yleensä käyttöönotot olisi hyvä tehdä vaiheistetusti ja niin, että aloitetaan pienemmän volyymin toimipisteestä. Tällä kerralla aikataulut ja vastaavien perinneratkaisujen haasteet aiheuttivat painetta osakokonaisuuksien samanaikaiseen käyttöönottoon. Tämä toimi myös kannustimena Mylabin tuotekehitykselle, että tarvittavat ominaisuudet saatiin toteutettua ja testattua käyttöönottoon mennessä, hän lisää.

Suurimpana haasteena projektissa Penttilä näkee sen, että iso ja eri organisaatioista tuleva asiantuntijajoukko saatiin tahdistettua oikea-aikaisesti ja oikein tiedoin eteenpäin.

Hankkeen onnistunut toteutus osoittaa, mitä voidaan saavuttaa, ja siitä kiitos kuuluu kaikille hankkeeseen osallistuneille asiantuntijoille, hän toteaa lopuksi.

Uudet toimintatavat käyttöön rauhalliseen tahtiin

Tietojärjestelmäsuunnittelija Kirsi-Marika Tiainen HUS Diagnostiikkakeskuksen tietohallinnosta koulutti Etelä-Karjalan alueen My+ pääkäyttäjät sekä toimi My+ Mobiilinäytteenoton ja My+ Näytteenoton osakokonaisuuksien projektipäällikkönä. Hän kertoo Eksoten massiivisen käyttöönoton olleen jännittävä, mutta sen laajuuteen nähden kaikki meni todella sujuvasti. Jokaiseen laboratorioon kiinnitettiin tukihenkilöitä ensimmäisten päivien ajaksi, mikä hälvensi henkilöstön etukäteispelkoja käyttöönoton suhteen.

Tiaisen mukaan Eksotessa otetaan vähitellen käyttöön myös uusia HUS Diagnostiikkakeskuksen preanalytiikan käsikirjan mukaisia toimintatapoja. Kaikkea ei laiteta kertalaakilla uusiksi, vaan HUS Diagnostiikkakeskuksen Etelä-Karjalassa työskentelevä henkilöstö voi tutustua käsikirjaan rauhassa ja tuoda uusia toimintatapoja omaan tekemiseensä pikkuhiljaa.

Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin alueella ei ole vielä otettu käyttöön uutta osastokierron näytteenoton ja päivystysnäytteenoton yhdistävää sovellusta My+ Mobiilinäytteenottoa, Meilahden erikoissairaanhoidon koekäyttöä lukuun ottamatta. Se otetaan kuitenkin käyttöön tämän vuoden aikana useissa pääkaupunkiseudun laboratoriossa. Etelä-Karjala oli luonnollinen paikka kokeilla uutta mobiilinäytteenoton sovellusta, sillä mobiililaitteita käytettiin Eksoten alueella osastokierroilla jo ennen My+:aa.

Jännitysmomenttina oli se, saadaanko mobiilinäytteenoton osakokonaisuus kehitettyä Mylabin puolella sellaiseksi, että se palvelee juuri Eksoten tarpeita. Onneksi siitä saatiin riittävän hyvä, Tiainen sanoo.

Projektin aikana huomasimme, että HUS Diagnostiikkakeskuksen Etelä-Karjalan henkilöstö on taitavaa ja motivoitunutta, joten ainakin sen puolesta uusien ominaisuuksien kokeiluja olisi luontevaa tehdä siellä jatkossakin, Penttilä lisää.

Patologiassa My+ ohjaa prosessin kulkua

Patologian erikoisosaamisalueella oli Etelä-Karjalassa käytössä 2000-luvun alkupuolella kehitetty ohjelmisto, mitä ei ollut päivitetty uusimpaan versioon. HUS Diagnostiikkakeskukseen yhdistyminen toikin tilalle uuden järjestelmän.

Uudistus oli omasta mielestäni odotettu. Olin jo törmännyt joissakin koulutuksissa My+:aan ja suhtauduin muutokseen positiivisin mielin, kertoo laboratoriohoitaja Jyrki Villa Lappeenrannasta.

Villa oli tiiviisti mukana käyttöönottoprojektissa My+ pääkäyttäjän roolissa. Hän toi projektiin paikallista näkökulmaa ja osaamista siitä, mitä tietoa vanhasta järjestelmästä tarvitaan, että pystytään siirtymään sujuvasti uuteen.

Kaiken kaikkiaan käyttö on lähtenyt ihan sujuvasti käyntiin. Ehkä sellainen kommentittomuus on ollut ihan positiivinen juttu, ihmisillä ei ole ollut suurta muutosvastarintaa ja kaikki ovat ihan hyvin oppineet käyttämään järjestelmää.

Käyttäjän näkökulmasta patologian osa-alueella suurin muutos on se, että My+ ohjaa prosessin kulkua ja vaiheita voidaan dokumentoida paremmin. Tämä ohjaa käyttäjää ja voi vähentää virheiden syntymistä.

Koska My+ on selainpohjainen, pystyy näyttöä helpommin zoomaamaan. Tietyt tiedot näkyvät samassa näkymässä, kun entisessä järjestelmässä niitä piti etsiä eri välilehdiltä, Villa tuumaa.

Autoverifioinnit helpottavat työtä

Laboratoriohoitaja Kirsi Hasun pääasiallinen työpiste on Imatralla Honkaharjun sairaalassa. Hän on Eksoten alueella Digi-EKG:n ja My+ Näytteenoton pääkäyttäjä sekä Honkaharjun laboratoriossa analytiikan My+ pääkäyttäjä. Käyttöönottoprojektissa hänen vastuullaan oli koulutusmateriaalien tekeminen ja hän koulutti näytteenottajia yhdessä kolmen kollegansa kanssa sekä huolehti My+ Analytiikan osakokonaisuuden osaamisesta Honkaharjun laboratoriossa.

Käyttöönotto onnistui hyvin, vaikka näytteenoton kouluttajien olikin vaikea irrottautua muusta rutiinityöstä My+ projektiin. Omaan opiskeluun ja koulutusten valmisteluun meni erittäin paljon aikaa, joten sijaisia olisi tarvittu rutiinityötä tekemään, hän kommentoi.

Hasun mielestä uusi järjestelmä on käyttäjäystävällinen ja käyttöä helpottaa se, että eri osa-alueiden tiedot löytyvät samasta järjestelmästä. Harmaita hiuksia aiheuttaa vielä se, että joitakin asioita täytyy tehdä vanhassa järjestelmässä, mutta suunnitelmien mukaan nämäkin toiminnot siirtyvät My+:aan.

Isoin työtä helpottava asia Imatralla on autoverifioinnit, sillä ennen hyväksyimme kaikki tulokset manuaalisesti. Voimme ajaa potilasnäytteitä määrällisesti paljon enemmän kuin aikaisemmin ja toiminta on tehokkaampaa.

Ennen käyttöönottopäivää Mylabin projektipäällikkö Esko Wiklund kiersi Hasun kanssa laboratorioissa tekemässä laiteliitäntöjä ja käyttöönottotarkastuksia. Wiklundin vastuulla oli My+ Kemian analytiikan osa-alue sekä laiteliitännät.

HUS Diagnostiikkakeskuksen Etelä-Karjalan alueen henkilökuntaan kuuluvat olivat joka vaiheessa myötämielisiä tälle projektille. Hankaluuksia kohdatessaan he aina miettivät, mitä he voisivat tehdä, että asiat saadaan toimimaan, Wiklund iloitsee.

Aikataulu piti koronasta huolimatta

Myös Mylabilla projektiin panostettiin usean kymmenen hengen voimin. Virstanpylväitäkin saavutettiin, sillä My+ Mikrobiologiaan kuuluvat viljelyt otettiin ensimmäistä kertaa tuotantokäyttöön ja lisäksi uusi My+ Mobiilinäytteenotto sai Eksotessa maailman ensi-iltansa.

On arvokasta, että olemme saaneet kokemusta viljelytoiminnosta ja voimme kehittää sitä edelleen ennen järjestelmän käyttöönottoa kaikissa HUS-diagnostiikkakeskuksen yksiköissä.

Projektitiimin mukaan My+ Mikrobiologia on suunniteltu täysin eri tavalla kuin aiemmat järjestelmät. Aiemmin kaikki testit tarkastettiin ja vahvistettiin manuaalisesti, kun taas uusi järjestelmä suorittaa jopa kaikkein monimutkaisimmat tarkastukset ja julkaisee ne automaattisesti.

Testitulokset toimitetaan nopeasti hoitoyksiköille, ja asiakkaat voivat kohdentaa henkilöstöresurssit tehtäviin, jotka vaativat enemmän asiantuntemusta.

Projektin johtoryhmä toteaa, että tammikuu oli kiireinen kuukausi kaikille fuusioprojektiin osallistuneille. Monen sidosryhmän ympäristössä kaikki työskentelivät yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi, vaikka osallistujilla oli myös muita tehtäviä hoidettavana.

Projekti saatiin valmiiksi aikataulun mukaisesti, vaikka terveydenhuollon työntekijät joutuivat hoitamaan kiireellisiä Covid-19-tehtäviä, koska Mylab pystyi ottamaan enemmän vastuuta tietyistä alueista. Tällä hetkellä olemme viimeistelemässä jäljellä olevia asioita menettelyjen mukaisesti. Merkittäviä poikkeamia ei ole havaittu, joten projekti on katsottu onnistuneeksi.

Onnistuneen käyttöönoton jälkeen HUS-diagnostiikkakeskuksen IT-palvelut ovat edelleen kiireisiä koko kevään ajan, sillä niillä on meneillään muita merkittäviä IT-projekteja.

Siirrymme suoraan seuraavaan suureen käyttöönottoprojektiin, Penttilä toteaa lopuksi.