Beslutet att överföra kliniska laboratorie- och medicinska bildtjänster från Sydkareliens social- och hälsovårdsdistrikt (Eksote) till HUS i början av 2020 som en verksamhetsövergång inledde ett omfattande projekt för att samordna laboratorieinformationssystemen. Flera My+®-specialområden togs i bruk samtidigt och alla parter bekräftade att implementeringen genomfördes smidigt.

Den 30 januari 2021 var en betydelsefull dag för Sydkareliens social- och hälsovårdsdistrikt (Eksote), då laboratorieinformationssystemet My+® installerades i alla laboratorier i regionen. Systemen samordnades under ett planerat dygnsavbrott, varefter My+® togs i drift enligt de olika laboratoriernas arbetsplaner.

Att ha enhetliga system inom hela HUS Diagnostikcentrals verksamhetsområde ger tydliga synergieffekter. Detta märks särskilt inom systemförvaltning och utvecklingsprojekt och kan även tillämpas på användningen av personalresurser, säger Jarkko Penttilä, informationssystemchef för e-Servicesteamet vid HUS Diagnostikcentral.

Penttilä, som var ansvarig för hela fusionen, säger att både projektet och systemimplementeringen gick mycket väl. Eventuella oklarheter och utmanande tidplaner hanterades omedelbart genom tät uppföljning och samordning.

Vanligtvis är det lämpligt att införa ett system i etapper, med början i enheter med lägre volymer. I detta fall krävde tidplanen och begränsningar i de tidigare systemen att systemet skulle implementeras samtidigt i alla enheter. Detta var också en tydlig drivkraft för Mylabs FoU-avdelning att säkerställa att nödvändig funktionalitet var färdigutvecklad och testad före införandedatumet.

Enligt Penttilä var den svåraste utmaningen att samordna stora expertteam från olika organisationer och se till att alla hade samma lägesbild.

Det lyckade genomförandet av projektet visar vad som är möjligt när alla arbetar mot ett gemensamt mål. Äran tillfaller alla experter som deltog i projektet.

Nya rutiner införs stegvis

Kirsi-Marika Tiainen, informationssystemdesigner vid HUS Diagnostikcenter IT Management, utbildade My+®-administratörerna i Södra Karelen och var projektledare för specialområdena My+® Mobile Sampling och My+® Sampling. Tiainen säger att den omfattande implementeringen hos Eksote var både krävande och smidig trots sin stora omfattning. Alla laboratorier hade tillgång till dedikerade supportresurser under de första dagarna, vilket minskade personalens oro inför driftsättningen.

Eksote kommer också successivt att införa nya rutiner från HUS Diagnostikcentrals Preanalytics Manual, säger Tiainen. Inga arbetssätt ändras över en natt, utan personalen får tid att sätta sig in i riktlinjerna och införa dem stegvis.

Inom HUS testas för närvarande det nya mobila provtagningssystemet My+® Mobile Sampling, som kombinerar rondprovtagning och akut provtagning, på specialistvårdsavdelningarna i Meilahti. Under året införs Mobile Sampling på fler laboratorier i huvudstadsregionen. Södra Karelen var ett naturligt pilotområde eftersom Eksote redan använde mobila enheter vid ronderingar innan My+® infördes.

– Vi var nyfikna på om Mylab kunde utveckla den mobila provtagningsfunktionen utifrån Eksotes behov, och vi blev positivt överraskade när lösningen motsvarade våra krav, säger Tiainen.

– Under projektet märkte vi också att personalen vid HUS Diagnostikcenter i Södra Karelen är både kompetent och engagerad, vilket gör dem till en naturlig partner för framtida pilotprojekt, tillägger Penttilä.

My+® ger bättre styrning
i patologiprocessen

Patologispecialiteten i Södra Karelen använde tidigare ett system som utvecklats i början av 2000-talet och som inte hade uppdaterats på länge. Sammanslagningen med HUS Diagnostikcenter innebar därför ett helt nytt system.

– Jag hade räknat med en förändring, och eftersom jag redan hade bekantat mig med My+® under utbildningar var jag positiv till den, säger laboratorietekniker Jyrki Villa i Lappeenranta.

Villa deltog i implementeringsprojektet som systemadministratör och bidrog med lokal kunskap om vilka data som behövde flyttas från det gamla systemet.

– Användarna tog snabbt till sig det nya systemet. Det har varit få synpunkter och inget egentligt motstånd mot förändringen.

Ur användarperspektiv är den största förbättringen inom patologi att My+® nu styr hela processen och att varje steg kan dokumenteras mer detaljerat. Det ger bättre vägledning och minskar risken för fel.

Eftersom My+® är webbläsarbaserat är det dessutom enklare att arbeta i gränssnittet. Information som tidigare låg i flera flikar visas nu samlat i samma vy, säger Villa.

Automatisk verifiering frigör tid

Honkaharju-sjukhuset i Imatra är laboratorietekniker Kirsi Hasus huvudsakliga arbetsplats. Hon är administratör för Digi-ECG och My+®-provtagning inom Eksote och ansvarar lokalt för analysområdet. Under införandet tog hon fram utbildningsmaterial och utbildade användare tillsammans med tre kollegor.

– Implementeringen gick bra, även om vi samtidigt hade våra ordinarie arbetsuppgifter. Det var tidskrävande att både lära sig systemet och förbereda utbildningar, och extra resurser hade underlättat, säger hon.

Hasu beskriver systemet som användarvänligt, eftersom data från flera specialiteter nu finns samlade. Vissa funktioner används fortfarande i det gamla systemet, men enligt plan ska även dessa flyttas till My+®.

– Den automatiska verifieringen har haft stor betydelse för oss. Tidigare godkändes alla resultat manuellt, men nu kan vi hantera betydligt fler prover på kortare tid, säger Hasu.

Inför driftsättningen besökte Hasu och Esko Wiklund, projektledare på Mylab, laboratorierna för att ansluta utrustning och genomföra kontroller. Wiklund ansvarade för My+® Chemistry-analyserna och instrumentanslutningarna.

– Personalen i Södra Karelen var engagerad genom hela projektet. Även när vi stötte på utmaningar var de alltid beredda att bidra, säger Wiklund.

Projektet höll tidsplanen trots Covid-19

Mylab hade ett stort antal specialister involverade i projektet. Under införandet nåddes flera viktiga milstolpar: My+® Microbiology Cultivation togs i drift för första gången och det helt nya My+® Mobile Sampling hade sin världspremiär i Eksote.

– Den erfarenhet vi nu har fått gör att vi kan vidareutveckla funktionen innan den införs i hela HUS, säger hon.

Det nya My+® Microbiology-systemet är uppbyggt på ett annat sätt än tidigare lösningar. Där kontroller tidigare gjordes manuellt utförs de nu automatiskt, även för komplexa analyser.

– Vi går direkt vidare till nästa stora införandeprojekt, avslutar Penttilä.

Trots pandemin slutfördes projektet enligt plan. Även när vårdpersonalen behövde prioritera akuta covid-relaterade uppgifter kunde Mylab ta ett större ansvar i vissa delar av arbetet.

Inga större avvikelser upptäcktes och projektet bedömdes som mycket lyckat.

Efter införandet fortsätter HUS Diagnostikcentrals IT-tjänster att arbeta intensivt under våren, eftersom flera andra stora IT-projekt är på gång.