Effektiva arbetsflöden sparar tid och minskar onödigt arbete. Finlands största laboratorium, HUS Diagnostic Center, har digitaliserat sina processer och hittat smarta sätt att hålla sina databaser uppdaterade.

Noggrann och snabb diagnostik är beroende av välfungerande arbetsflöden. Som den största aktören inom klinisk diagnostik i Finland hade HUS Diagnostic Center en nyckelroll under covid-19-pandemin. Erfarenheterna från pandemin visade tydligt hur viktig standardisering av arbetsflöden är, något som också ligger till grund för Finlands stora reform av välfärdstjänsterna 2023.

Vid Mylabs 35-årsjubileumsseminarium i Tammerfors i september 2022 delade Petri Haapalahti, chef för fysiologi, genetik och preanalytik vid HUS Diagnostic Center, med sig av sina erfarenheter av hur digitalisering kan användas för att effektivisera arbetsflöden. Processutveckling var ett av seminariets centrala teman.

Digitala arbetsflöden för EKG i laboratoriediagnostik

Sjukvårdsdistriktet Helsingfors och Nyland (HUS) är Finlands största vårdgivare och näst största arbetsgivare efter Helsingfors stad. HUS Diagnostic Centers 3 600 medarbetare ansvarar för bilddiagnostik och laboratorietjänster i 160 enheter över ett stort geografiskt område.

Mylab och HUS har samarbetat i många år och HUS Diagnostic Center använder My+® Total Service.

Under 2021 hanterade diagnostikcentret 1,5 miljoner bilddiagnostiska undersökningar och 29,3 miljoner laboratorietester, vilket innebär enorma datamängder.

För att effektivisera verksamheten har HUS Diagnostic Center, i nära samarbete med Mylab, digitaliserat flera centrala processer. Ett av de största projekten var att skapa ett gemensamt digitalt EKG-system för hela HUS-området.

HUS tar emot EKG från över 20 sjukhus, primärvårdsenheter och arbets-EKG. Att samla detta i ett gemensamt system var, som Haapalahti uttryckte det, ”en logistisk mardröm”.

– Alla EKG-vagnar inom HUS ersattes med utrustning från GE MAC-serien. HUS äger och ansvarar för all utrustning, liksom för GE MUSE-systemet, som är ett av de största i världen, sannolikt det största i sitt slag – och det bästa. Systemet gör det möjligt att ta EKG var som helst, säger Haapalahti.

En särskild utmaning var oönskade EKG, till exempel när prover tas på akutmottagningen utan att en remiss hunnit skapas. Lösningen blev att systemet automatiskt genererar en beställning från rätt organisation, och patientuppgifterna kopplas genom att läsa av streckkoden på ID-handlingar.

– Det är avgörande för att databasen ska förbli korrekt och uppdaterad, säger Haapalahti.

Eftersom systemet byggdes strukturerat från början krävs i dag endast två till fyra personer för att hantera hela den digitala EKG-funktionen.

– Den digitala enheten kallas Houston eftersom de främst hanterar problem. Lyckligtvis är felsökningen enkel och snabb, säger Haapalahti.

MUSE-systemet infördes stegvis från 2008 och togs i bruk i hela HUS 2010. Senare infördes det även i Sydkarelen och Kymenlaakso.

Från komplicerade Covid-tester till arbetsflöden i industriell skala  

– I början av 2020 sattes laboratoriernas arbetsflöden på prov när coronaviruset spreds snabbt. Det tog över hela vår vardag, minns Haapalahti.

Till en början var covidtestningen vid HUS komplex, och fram till den 26 februari 2020 var HUS Finlands enda testcenter.

– Det var många IT-system inblandade och processen var långsam och krävande. När Coronabot infördes och tidsbokning blev möjlig förenklades arbetsflödet avsevärt, säger Haapalahti.

I oktober 2020 fanns ett nätverk med 50 provtagningsplatser, och massprovtagning genomfördes på arbetsplatser, skolor, flygplatser, hamnar och gränsövergångar.

Den digitala lösningen utvecklades tillsammans med Mylab. I bästa fall tog det bara sex timmar från första symtom till sms med provsvar.

HUS kunde även följa omikronvarianten i realtid genom analys av S-genmålfel.

När omfattande testning infördes nationellt kunde HUS ändå hantera belastningen, fram till januari 2022 då omikron spreds kraftigt.

Den digitaliserade processen gjorde det möjligt att analysera data om ålder, bostadsort och smittspridning, vilket gav epidemiologer beslutsunderlag för åtgärder som skolstängningar och rekommendationer.

– Coronaviruset har gjort det tydligt för alla hur viktigt det är med korrekt diagnostik är, avslutar Haapalahti.